Surat penagihan hutang piutang pada dasarnya merupakan surat khusus yang digunakan sebagai bagian dalam proses penagihan hutang. Umumnya surat ini diberikan oleh perusahaan kepada perusahaan lain yang memiliki hubungan transaksi. Untuk tahu lebih lanjut soal surat penagihan hutang, mari simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Surat Penagihan Hutang Piutang
Surat penagihan hutang piutang seperti yang sempat kami sebutkan sebelumnya merupakan sebuah surat yang sengaja dibuat dan dikirimkan khusus untuk menagih hutang. Tujuan dari pembuatan surat ini sendiri untuk mengingatkan pihak yang dituju oleh surat tersebut untuk segera membayar hutangnya.
Walaupun sering digunakan oleh perusahaan dalam transaksinya, surat penagihan hutang piutang juga dapat digunakan oleh berbagai pihak lain, baik itu organisasi maupun perorangan. Namun,.memang umumnya penggunaan surat ini digunakan oleh pihak-pihak yang memiliki transaksi hutang piutang dalam jumlah besar.
Selain itu, surat ini juga sebenarnya dapat digunakan sebagai bukti hukum manakala masalah hutang piutang sudah masuk ke ranah hukum yang lebih serius.
Baca Juga : Contoh Surat Perjanjian Hutang
Fungsi Surat Penagihan Hutang Piutang
Pembuatan surat hutang juga difungsikan untuk beberapa hal berikut ini:
1. Bukti Terjadinya Transaksi
Fungsi pertama dari pembuatan surat penagihan hutang piutang adalah untuk dijadikan sebagai bukti adanya proses transaksi. Hal ini sangat penting sebab manakala ada satu pihak yang dengan sengaja menyalahi kesepakatan yang telah dibuat dan disepakati bersama surat ini dapat dijadikan bukti kuat untuk membawa kasusnya ke jalur hukum. Dengan adanya bukti tersebut, perusahaan atau pihak pemberi hutang dapat segera memperoleh haknya kembali.
2. Memberikan Efek Pada Peminjam
Surat ini juga sebenarnya dapat dijadikan senjata ampuh bagi pemberi hutang untuk dapat memperoleh respon atau efek dari penerima hutang. Di mana ketika jatuh tempo dan hutang belum segera dibayarkan atau bahkan tidak ada kabar sama sekali dari penerima hutang, maka surat ini dapat dikirimkan.
Di mana nantinya selain berfungsi sebagai surat penagihan, surat ini juga dapat menjadi bentuk peringatan bagi penerima hutang. Sehingga ketika mereka menerima surat ini, mereka akan berpikir ulang untuk kabur dan berusaha untuk membayar hutang mereka segera.
3. Memantau Kualitas Kredit Pembeli
Fungsi surat penagihan hutang piutang lainnya adalah memantau kualitas kredit pembeli. Di mana jika pemberi hutang telah mengirimkan banyak surat penagihan kepada pemilik hutang, maka hal ini dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menilai bahwa kredit dari penerima hutang tersebut buruk. Sehingga di kemudian hari, hal ini dapat dijadikan pertimbangan lebih lanjut untuk memberikan pinjaman atau melakukan transaksi kembali dengan mereka.
Baca Juga : Cara Membuat Surat Perjanjian Hutang Piutang
Komponen dalam Surat Penagihan Hutang Piutang
Untuk membuat surat penagihan hutang piutang sendiri tidak bisa sembarangan, ada beberapa komponen penting yang tidak boleh dilewatkan dalam surat penagihan hutang piutang tersebut. Beberapa komponen tersebut antara lain:
1. Subjudul
Komponen pertama dalam surat penagihan hutang adalah subjudul. Bagian ini umumnya diisikan berbagai informasi terkait dengan nama pemberi hutang dan juga penerima hutang. Selain itu, di bagian ini juga terdapat informasi detail dari kedua pihak tersebut, mulai dari alamat, nomor telepon, dan juga email.
2. Isi Surat
Di dalam surat penagihan hutang piutang, isikan informasi mengenai permasalahan yang ingin disampaikan. Di mana dalam hal ini terkait dengan hutang yang belum dibayar dan juga waktu tempo yang telah ditetapkan sebelumnya. Bila mana ada surat perjanjian hutang piutang sebelumnya, laporkanlah surat tersebut dalam isi surat ini.
3. Detail dan Nominal Utang
Berikan juga detail-detail terkait dengan nominal hutang yang diberikan dan juga nominal uang yang harus dibayarkan oleh penerima hutang. Selain itu, cantumkan juga tanggal jatuh tempo di awal perjanjian.
Bila mana ingin memberikan kesempatan atau keringanan dalam pembayaran hutang pastikan juga masukkan detail terkait tanggal jatuh tempo yang baru serta biaya tambahan yang perlu dibayarkan.
4. Konsekuensi Gagal Bayar
Jika semua komponen di atas sudah dipenuhi, perlu juga untuk mencantumkan konsekuensi manakala pihak penerima hutang tidak segera membayarkan hutangnya segera. Sebagai contoh, pihak pengirim surat dapat mencantumkan bahwa ia akan memberikan sanksi hukum manakala hutang tidak dilunasi sebelum jatuh tempo.
Hal ini akan memberikan tekanan pada penerima hutang sehingga mereka akan berusaha untuk segera melunasi hutang mereka segera. Selain itu, dengan adanya tekanan yang diberikan, pihak penerima hutang juga tidak akan berani menyepelekan surat penagihan ini layaknya surat biasa.
Hal Penting yang Perlu Diperhatikan
Dalam membuat surat penagihan hutang piutang, pihak pengirim surat juga perlu memperhatikan beberapa poin penting. Beberapa poin penting tersebut antara lain adalah:
1. Bahasa yang Digunakan
Dalam membuat surat penagihan ini, salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahasa yang digunakan. Di mana ketika membuat surat tersebut, bahasa yang digunakan harus tetap profesional dan juga sopan.
Hindari untuk menggunakan kata atau kalimat-kalimat yang cenderung agresif. Hal ini dapat membuat surat tersebut dinilai sebagai surat ancaman sehingga dapat membuat pengirim surat terseret dalam kasus hukum yang lebih serius.
2. Buat Salinan dari Surat Penagihan
Sebelum dikirimkan, pastikan juga membuat salinan dari surat penagihan tersebut. Hal ini sebagai bentuk antisipasi manakala surat tersebut direkayasa ataupun terjadi kecurangan yang diakibatkan surat tersebut. Dengan adanya salinan dari surat penagihan yang asli, pihak pengirim surat akan memiliki bukti kuat manakala terjadi kecurangan.
Namun, bilamana surat penagihan hutang piutang tidak berhasil membuat penerima hutang mengembalikan uang yang Anda berikan, maka ada baiknya untuk mempertimbangkan menggunakan jasa penagihan hutang piutang profesional seperti Debt Recovery Indonesia. Di mana dengan menggunakan jasa kami, Anda tidak akan perlu mengeluarkan banyak tenaga untuk menyelesaikan permasalahan hutang piutang Anda.
Dengan strategi yang telah kami terapkan selama bertahun-tahun, kami akan membantu Anda untuk mendapatkan hak Anda kembali sesegera mungkin. Jadi, jangan ragu untuk hubungi kami sekarang untuk konsultasi lebih lanjut terkait dengan layanan penagihan hutang piutang kami.
